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(南财采〔2017〕77号)南宁市财政局关于2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务实行定点采购管理有关事项的通知

发布日期:2017-07-17   来源:南宁市财政局   作者:南宁市财政局
 

各有关单位:

  为规范政府采购行为,提高政府采购效率,减少采购环节,根据《中华人民共和国政府采购法》和《南宁市人民政府办公厅关于公布2016~2017年南宁市政府集中采购目录及限额标准的通知》(南府办〔2015〕64号)规定,我市已通过公开招标采购方式确定了2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点供应商,现就有关事项通知如下:
  一、档案扫描服务的适用服务范围、限额标准和有效期限
  (一)适用服务范围
  1.档案扫描范围:南宁市本级预算单位使用财政性资金进行采购的非涉密纸质载体档案数字化服务。
  2.档案扫描服务工作内容:包括档案前整理、档案目录输入、档案数据挂接和扫描成果数据存储备份等。
  (二)限额标准
  采购人使用财政资金采购金额20万元以上(不含20万元)至80万元以下(不含80万元)的档案扫描服务纳入本次定点服务管理范围。20万元以下档案扫描服务项目,可参照本次档案扫描定点服务采购管理要求执行。
  (三)有效期限
  自本通知下发之日起至2018年6月30日止。
  二、档案扫描服务定点供应商和报价表
  定点供应商按照《投标报价表》载明的价格、综合优惠率等向采购人提供档案扫描服务。定点供应商在《投标报价表》中的价格作为采购人实际采购该扫描服务时的最高限价,采购人可在最高限价的基础上进行谈判,以获取更低的价格或更优质的服务;采购人采购《投标报价表》以外的档案扫描服务时,可享受定点供应商承诺的综合优惠率,且该综合优惠率为采购人实际采购时所能享受的最低优惠率。
  定点供应商《投标报价表》已包含以下部分:
  (1)档案扫描服务中涉及的档案前整理、档案目录输入、档案扫描、图像处理、数据质量检查、档案数据挂接等环节的费用;
  (2)向采购人移交的电子数据存储硬盘、档案级光盘等设备;
  (3)必要的保险费用和各项税金;
  (4)其他售后服务费用等。
  扫描加工中的计算机、扫描仪、硬盘等设备,由定点供应商自备。项目结束后,在项目中存储过档案数据的硬盘等数据存储设备定点供应商必须无偿移交采购人。
  三、档案扫描定点服务办理程序
  (一)采购人获得南宁市财政局批复的年度政府采购预算或《南宁市政府采购申请表》后,从定点供应商中自行确定一家或多家供应商就项目采购价格进行谈判,最终确定采购价格应低于已公布公开招标承接服务价格,并以此与定点供应商,即成交供应商签订书面采购合同(合同格式见附件)。
  (二)采购合同签订后五个工作日内,由成交供应商登录南宁政府采购网(www.purchase.gov.cn)录入成交产品信息(包括类别、品目、规格、数量和材质等)及成交价格(包括单价、优惠率等),供政府采购当事人参考及财政部门监督。
  (三)成交供应商在网站上录入成交信息后,应直接打印生成的成交清单一式两份,采购人和成交供应商应在成交清单上签字盖章确认并各自存一份。
  四、档案扫描加工要求
  (一)扫描加工。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案前整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。成交供应商应加强档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
  (二)档案整理。根据档案保管情况,应适当对档案进行页数清点、目录核实、装订、页面修整等整理,确保档案数字化质量。
  (三)扫描方式。根据档案幅面大小选择相应规格的扫描仪。对于纸张状况较差或不适合拆卷的档案,应采用平板扫描方式,确保档案不受到损坏。
  (四)色彩模式和分辩率。采用24位或以上彩色模式,一般纸质档案扫描分辨率应当大于或等于300dpi,图纸、照片(纸质)、珍贵及重要档案扫描分辨率应当大于或等于600dpi。如档案的文字偏小、密集、清晰度较差等情况的,可适当提高分辨率进行扫描。
  (五)档案数据存储格式。扫描形成的图像文件图像质量符合《纸质档案数字化加工技术规范》(DAT31-2005)要求,以单页JPEG(JPG)格式存储,且保存时图像质量设置不低于80%。
  (六)档案目录数据格式。根据《档案著录规则》(DA/T18)和《广西壮族自治区文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》的要求进行著录,建立档案目录数据库。目录数据应选择通用的数据格式,数据格式能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
  (七)档案数据挂接。对档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,应及时加载到数据服务器端进行汇总,实现批量、快速挂接。
  (八)档案数据质量检查。对数字化转换后的档案目录数据、图像文件及数据挂接的质量,采购人应组织验收,按不少于15%比率进行抽检。抽检合格率应达95%以上。
  (九)档案数据备份。可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。项目完成后,应使用档案级光盘将成品数据刻录一式三套移交采购人保存。
  五、档案扫描合同验收及数据交付
  (一)采购人组织验收。档案扫描成品全部挂接完成并按照检查结果整改完毕、数据备份完成,档案实体归还入库后,成交供应商向采购人提出验收申请,采购人应在10个工作日内,按照国家及行业要求的标准规范和《南宁市纸质档案数字化验收管理实施细则》,对项目进行验收,形成验收报告。
  (二)成品图像数据移交。成交供应商完成扫描服务后,应将图像文件按照有关规范及采购人的要求进行组织整理,采用档案级光盘对数据进行刻录备份一式三套,形成数据成品,向采购人办理移交。 
  (三)数据成品交付时间:由采购人指定并以双方签订的合同为准。数据成品交付地点:由采购人指定并以双方签订的合同为准。
  六、档案扫描定点采购售后服务要求
  (一)售后服务时间自扫描数据成品最终验收合格并交付使用之日起计算。在质量保证期内,扫描数据成品发生由于扫描数字化产生质量问题时,定点供应商应按合同约定的时间及时到现场进行处理,产生的费用由成交供应商负责。
  (二)成交供应商应按其投标文件中承诺条款提供其他售后服务。
  七、档案扫描定点服务价款支付
  (一)采购人与成交供应商签订书面采购合同时,可约定合同款项采用一次性支付或分次支付方式,分次支付的应写明具体支付次数。
  (二)扫描成品验收合格后,采购人应登录市财政局“政府采购管理系统(https://219.159.82.182/)”上传经签字盖章的成交清单及合同扫描件进行备案,并持采购合同备案意见表、南宁政府采购履约验收证明、南宁市财政直接支付申请书到市财政局一楼财政国库支付局办理合同款项支付手续。
  (三)款项到帐后,成交供应商应在5个工作日内向采购人出具国家规定的销售发票。采购人应将发票和验收单作为原始会计凭证一同入账。
  (四)参照执行的20万元以下档案扫描服务项目合同款项实行授权支付。
  八、档案扫描服务定点采购的违约处理
  根据《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购协议》(格式见附件)规定。市财政局、市档案局和市政府集中采购中心将加强对本级档案扫描服务定点采购制度执行的监督检查。在定点采购执行过程中,如档案扫描服务定点采购中标供应商有以下违约行为的,采购人应将有关情况向市档案局书面反映,由市档案局依照本定点服务协议有关条款追究违约方的责任,并将处理结果报市财政局(政府采购监督管理办公室)备案。
  (一)在定点采购协议期内,各定点供应商不得以业务量大小对采购人实行差别对待,不得以扫描金额小、业务繁忙、节假日人手不足等为借口拒绝采购人的扫描服务委托或在履约过程中发生故意拖延交付、降低服务质量等行为。
  (二)擅自提高档案扫描服务的价格或未按规定给予优惠的;
  (三)向采购人提供的档案扫描成品,明显高于市场同期15日内提供给南宁市区域其他直接用户同类服务价格的;
  (四)两次以上(含两次)档案扫描成品验收达不到本协议规定的质量标准;
  (五)以次充好,提供假冒伪劣原材料的;
  (六)出现重大责任事故的; 
  (七)拒绝接受监督、检查的;
  (八)不如实反映情况,提供虚假材料的;
  (九)定点有效期内,擅自变更、转让、租借档案扫描定点资格的;
  (十)定点有效期内,被行业行政主管部门取消档案扫描行业经营资格的;
  (十一)被采购人有效投诉的;
  (十二)其他违反法律、法规和采购合同的行为。
  九、本通知未尽事宜,以《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购协议》、《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购合同》和2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购招标文件及中标人投标文件承诺条款为准。
  十、《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点供应商》、《投标报价表》、《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购协议》、《2017年度南宁市本级预算单位档案扫描服务定点采购合同》(详见附件)等相关资料请登录“广西政府采购网(http://www.gxzfcg.gov.cn )”项目合同交易公告栏查阅或“南宁政府采购网(http://www.purchase.gov.cn/)”资料下载区下载。
  十一、各行政主管部门应切实履行职责指导所属单位按本通知规定执行。在实施定点采购管理制度中遇到的问题和建议,请及时与市财政局(联系电话:2189091)联系。
  

 

  

  

 

  

                                                                                                                                                                            南宁市财政局
                                                                                                                                                                            2017年7月6日
  

 

  

 

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